כלים וטיפים ליצירת יעדים ומדדי הצלחה בצוותי מו"פ

בעשורים האחרונים הטמיעו ארגונים שונים בעולם את התפיסה הניהולית הגורסת הצבת יעדים ומדידתם, ככלי לשיפור ביצועים ברמה האישית, המחלקתית והארגונית. התעשייה הייתה ללא ספק הקבוצה המובילה באימוץ התפיסה.

היעדים מחדדים את מסר ההנהלה לגבי המטרות העיקריות לתקופה. מדידת העמידה ביעדים ופרסומם מאפשרים בחינה לגבי השגת היעדים ומשמשת ככלי לתמרוץ העובדים להשיג את אותן מטרות. למרות חסרונות מסוימות לשיטה אין היום ספק ליעילותה כאשר היא מיושמת כהלכה. במשך השנים נפרשה התפיסה לגבי גופי ייצור, רכש, שיווק, כספים ועוד.

לעומת זאת, בתחום המרכזי בחברות רבות – תחום המחקר והפיתוח – השיטה כמעט ואינה מופעלת. במשך שנים מנסים מנהלים לשפר וליעל את פעילות הפיתוח. ניסיונם להגדיר יעדים ולמדוד את העמידה בהם נתקלת בקשיים. עד כדי כך שמעטות מאד החברות המצליחות במאמץ זה. היכן, אם כן, הקושי?

הקושי נובע מרמת אי הודאות הגבוהה בפרויקטי מו”פ. תכניות יוצאות לדרך עם תכנית סדורה ועם יעדים ברורים. אולם, תקופה קצרה לאחר מכן התכנית משתבשת ומשתנה. שינויים תכופים בדרישות הפיתוח, אי ודאות טכנולוגית, תלות גבוהה בצוותים מקבילים ובגורמי תמיכה גורמים לכך שהרלוונטיות של תכנית העבודה המקורית משתבשת.

מעבר לכך, הצלחת פרויקט פיתוח נמדדת לאורך זמן רב. הצלחות בשלב מסוים מתבררות ככישלון ולהפך. לעתים מוצר שפיתוחו נכשל מתברר כהצלחה גדולה מבחינת פיתוח מכלולים ובנית ידע שינוצל בעתיד.

נקודה נוספת המחייבת תשומת לב – הרצון לעמוד ביעדים ולהיצמד לתכנית מקורית עלולה להתבטא בתכנון עם סיכון נמוך וחדשנות מוגבלת.

מקובל לומר כי בעולמות המו”פ “מה שקל למדוד הוא חסר ערך, ומה שהינו בעל ערך -קשה למדידה”.

ניקח דוגמה אחת: אין ספק שאחד היעדים המרכזיים בכל פרויקט פיתוח הוא עמידה באבני הדרך במועדם. ביציאה לדרך, תכנית העבודה ואבני הדרך מוגדרים היטב. כבר בשלבים מוקדמים התכנית נדרשת לשינויים- דרישות משתנות, מטלות חדשות מתווספות, אחרות מבוטלות ואחרות משתנות. תכנית העבודה המקורית כבר אינה רלוונטית. בדיקת העמידה ביעדים על בסיס התכנית המקורית היא חסרת משמעות. מצד שני, עדכון תכוף של אבני הדרך ועדכון סרגל המדידה הם בלתי יעילים. בשני המקרים המצב מביא לוויכוחים, ולאינטרפרטציות שונות לגבי עמידה/אי עמידה ביעדים.

האם המשמעות היא שעלינו לוותר על תפיסת ה”יעדים/מדדים” בעולמות המו”פ? לא בהכרח. אבל נצטרך להבין שמדידת היעדים מחייבת טיפול שונה ממה שמקובל ביחידות החברה האחרות.

להלן כמה “טיפים” –

• שום מדידה אינה מתבצעת “בלחיצת כפתור”. הקביעה על העמידה ביעד מחייבת הרבה שיקול דעת של המנהלים בהבנת הנסיבות שליוו את הפעילות.
• שיקול הדעת גוזל משאבי ניהול וחייב להתקבל כהוגן. מדידה שנתפסת כלא הוגנת תהפוך את השיטה ללא אפקטיבית.
• מדדים חשובים במיוחד (למשל עמידה באבני דרך, עמידה בתקציבים) מחייבים בניית מנגנון עדכון שוטף הן של תכניות העבודה, של היעדים ושל המדדים.
• חשוב ללמוד מניסיונן של חברות דומות אבל לא ניתן להימנע מהתאמה ספציפית של מערכת המדידה למאפייני הארגון.

דוגמאות ליעדים ברי מדידה ובעלי ערך –

• כמות הצלחות פיתוח מכלולים בסבב ראשון.
• מספר שימושים בידע קיים בארגון בתהליך הפיתוח.
• הצלחה בשימור כוח אדם מוביל בפרויקט וצמצום עזיבות.
• שביעות רצון לקוח (פנימי או חיצוני).
• קיום מפגשי צוות רב תחומיים.
• השגת מימון לפרויקט ממקורות תמיכה חיצוניים.

 

---