איך המפרט הלקוי של גשר הגלילים כמעט הכריע את מלחמת יום כיפור?
דגשים לכתיבת מפרט מנצח
גשר הגלילים, אחד מהפיתוחים המבטיחים של מערכת הביטחון, נועד “לאחד פונקציות” בין הגרירה הקרקעית (גלילים כגלגלים) עד לתעלת סואץ, לבין הציפה על המים (גלילים כמצופים); אלא שהמפרט שנכתב לבניית הגשר הגדיר גרירה מתונה לאורך של 10 ק”מ בלבד על דרך כבושה, בו בזמן שהדרישה הנכונה (שהתגלתה, לרוע המזל, רק בזמן המלחמה עצמה) הייתה גרירה על דיונות טובעניות לאורך של כ 25 ק”מ. הגשר, שלא תוכנן לתרחיש זה, התפרק, לא הגיע ליעדו בזמן, וצה”ל נאלץ להקים את גשרי הצליחה הראשונים מתמסחים (רכבים אמפיביים מיושנים שחוברו יחדיו על המים) ומדוברות. המרחק מכישלון כל המערכה לא היה רחוק. לו המפרט היה מכיל את הדרישה המבצעית הנכונה, הגשר היה מתוכנן מראש לדרישה זו, והיה מצליח ביעדו תוך חיסכון בחיי אדם.
מחקר פורץ דרך שנערך לפני כשני עשורים (Chaos Report by Standish Group) גילה שהגורם מספר אחד לכישלונות בפרויקטי IT ,למשל, הוא דרישות לא מתאימות ולא שלמות. אי כתיבת מפרט שלם ונכון בתחילת התהליך, ובנוסף, שינויים שהוכנסו תוך כדי מהלכו מאוחר מידי ובחופזה הווה
כ 34% מגורמי הכישלון (המקום השני אחריו, ניהול לקוי, הווה רק כ- 14% מגורמי הכישלון).
מחקרים נוספים חיזקו את תוצאות מחקר זה. המחקרים גילו את מה שהיה, לכאורה, ידוע עוד קודם – מחיר יישום דרישה ספציפית עולה אקספוננציאלית עם ציר הזמן:
- “סוף מעשה במחשבה תחילה” המחיר הזול ביותר הוא להקדיש מחשבה בתחילת הדרך – בשלב כתיבת המפרט.
- המחיר היקר ביותר, בכסף ובמוניטין, משולם כאשר חברה נאלצת להחזיר (recall) את מוצריה ולבצע לגביהם שיפור.
תוצאות המחקרים היו אמורים לגרום, לכאורה, לתובנה מצד התעשייה שהמפרט הוא היסוד החשוב ביותר בפרויקט – ולכן יש להשקיע בו משאבים, ולדאוג להכשרת עובדים מתאימים בתחום זה – ולא היא.
לרוב הארגונים אין נהלים לכתיבת מפרטים, ומרבית כותבי המפרטים עושים זאת ללא כל הכשרה.
כתיבת מפרטים הינו (לדעת כותב המאמר) התחום הזנוח ביותר בתחום הפרויקטים. קיימות סיבות שונות למצב זה: חוסר מודעות לחשיבות וההנחה המוטעית שככל הנראה כתיבת מפרטים הינה טריוויאלית לעומת נושאים כמו ניהול פרויקטים והבטחת איכות, למשל.
קיימים סוגים שונים של מפרטים. מאמר זה יתרכז ב”מפרט פיתוח” (built-to-spec) לגבי מכלול (חומרתי שעשוי להכיל גם תוכנה) שאינו קיים ויש להגדיר (על נייר לבן) את הדרישות ההנדסיות לגביו.
המכלול מהווה חלק ממערכת שהוזמנה ע”י לקוח. הדרישות מהמערכת הוגדרו בצורה זו או אחרת ע”י הלקוח (חיצוני או פנימי), והמפרטן (כותב המפרט) אמור לגזור מתוכן את הדרישות לגבי המכלול כדי שהמבצע בתוך הארגון (In-Sourcing) או מחוצה לו (Out-Sourcing) יבין אותן כהלכה, ויוכל בתום התהליך לספק מכלול שמתאים למפרט.
דגשים לכתיבת מפרט נכון –
- דרישה פתוחה או סגורה?
מפרט פיתוח נכון יגדיר דרישות “פתוחות” תפקודיות שאינן מתעלות את המבצע לפיתרון יחיד (שנובע מדרישה “סגורה”). משרד ההגנה האמריקני (DoD) מגדיר דרישה “פתוחה” כ Performance Based Specification (PBS). אחד מכישלונות הפיתוח המיתולוגיים היא הדרישה הסגורה של נאס”א לפיתוח עט כדורי בחלל. כידוע, עט כדורי נזקק לגרביטציה (כבידה), והאמריקנים הגדירו במפרט – “עט כדורי בתנאי אפס כבידה”, ומשום כך נאלצו לעמול קשות כדי לפתח דווקא עט כדורי בתנאי אפס כבידה. העט היה יקר ביותר ופיתוחו ארך זמן רב, בעוד שהסובייטים הגדירו את הדרישה כ”פתוחה” (כלומר לא הגבילו עצמם לפיתרון סגור יחיד של עט כדורי). פתיחת הדרישה סייעה לסובייטים למצוא את הפיתרון המיטבי – עיפרון. - דרישות נסתרות מצד לקוח
אחד הקשיים של המפרטן הוא להבין מה באמת מבקש הלקוח / המשתמש הסופי. משום שבחלק מהמקרים מפרט הלקוח עלול להיות לקוני וחסר. תפקיד המפרטן הוא לגזור ממפרט המערכת (של הלקוח) את הדרישות הרלבנטיות למפרט המכלול, אבל גם להתחשב בדרישות נסתרות שאינן כתובות ואינן רשמיות, ויחד עם זאת יש להם מעמד “שיווקי”. דרישות לא כתובות אלה מוגדרות במודל של Kano כ”מובנות מאליהן”(“must be”) . מסוג הדרישות שאולי אינן פוסלות רשמית את קבלת המוצר, אבל מגדירות בחלקן את שביעות רצון הלקוח, ועלולות לעצור את המכירה הבאה. - דרישות רישוי וחקיקה
המפרטן צריך להתחשב, בין השאר, בחקיקה במדינת המקור, למשל: חוק החשמל, אם המוצר מיוצא – אז יש להתחשב גם בחוקי המדינה אליה המוצר מגיע. - תבנית סדורה לכתיבת מפרטים
חשיבות התבנית היא ביכולתה לשמש “רשימת תיוג” (check list). ההתלבטות של המפרטן לגבי עריכת המסמך – נחסכת, ונשאר לו להקדיש מחשבה “רק” לגבי תוכנו הפרטני. היכרות עם תבנית אחידה מקלה על הכתיבה, וככל שעובר הזמן בארגון שמתרגל לפורמט – גם על הקריאה.
התבנית הגנרית כוללת, בין השאר: היקף, מסמכים ישימים, ממשקים, ביצועים, תכונות פיסיות, פרופיל משימה, אמינות, תחזוקתיות, בדיקתיות, תנאי סביבה, תאלמ”ג (תאימות אלקטרומגנטית), סימונים, בטיחות, הנדסת אנוש ופוטנציאל גידול. - סגנון ובהירות
מכיוון שאת התוצאה מהבנת הקורא את המפרט ניתן לבחון רק בסוף התהליך, סמוך למועד אספקת המוצר ולעיתים רק בשירות – כשמאוחר מידי – אזי המפרט צריך להיכתב בלשון ברורה. השפה “המפרטית” שונה מעט משפה של מסמכים אחרים (כגון דוחות), למשל: היא נכתבת בצורה פסיבית ובלשון עתיד (דוגמה: “משקל המכלול לא יעלה על…”).
בעולם רווי מסרים עלינו להתרגל לשפה חדשה. כתיבת מפרט היא העברת מסר לא פשוט שיש לו השפעה רבה על הצלחת הפרויקט או כישלונו. התעשייה צריכה להשתדרג בנושא לטובת כולנו על מנת לחסוך במשאבים ולמקסם את היכולות ההנדסיות שלנו כחברה.
נכתב ע”י אינג’ דוד תלמוד – מהנדס מכונות, מומחה לכתיבת מפרטים. לפרטים על סדנת כתיבת מפרטים לחצו כאן